كيف تدير مكتب مهلة (تقسيط) باحتراف: العقود، والأقساط، والتحصيل، والحصالة والممولون

يبدأ مكتب المهلة — أو «المهله» كما يكتبها كثيرون — غالباً بدفتر وملف Excel وقروب واتساب للممولين. ومع أول عشرين عقداً تبدأ الأسئلة نفسها كل شهر: من سدد هذا الشهر؟ كم بقي على فلان؟ العقد المشترك لمن؟ وكم ربح كل ممول فعلاً؟ هذا الدليل يرتّب عمل مكتب المهلة والتقسيط في خمس طبقات: العقد، والسند، وجدول الأقساط، والتحصيل، والمال وأصحابه. ويختم بأخطاء شائعة تكلّف المكاتب أكثر مما تتوقع.

١. العقد: اكتب كل شيء مرة واحدة

العقد أساس كل ما بعده، وكل نقص فيه يظهر لاحقاً في التحصيل أو في الخلاف مع الممولين. أقل ما يجب أن يحفظه المكتب لكل عقد:

• بيانات المدين كاملة: الاسم كما في الهوية، ورقم الهوية، والجوال، والكفلاء إن وُجدوا.
• المبلغ المعطى: رأس المال الذي خرج من المكتب نقداً أو بضاعةً.
• المبلغ المطلوب سداده: والفرق بينه وبين المبلغ المعطى هو ربح العقد.
• عدد الأقساط وقيمة القسط وتاريخ أول قسط.
• الممول: هل المال من رأس مال المكتب، أم من ممول واحد، أم مشترك بين أكثر من ممول، وبأي نسبة؟
• السند لأمر المرتبط بالعقد، ورقياً كان أو إلكترونياً.

الخطأ الشائع أن تُكتب هذه البيانات في أكثر من مكان: العقد في ملف Word، والأقساط في Excel، وحصص الممولين في رسالة واتساب. أي تعديل يحتاج أن يُنقل يدوياً إلى كل مكان، ومن هنا تبدأ الفروقات التي لا يعرف أحد مصدرها.

٢. السند لأمر: الضمان الذي لا يُترك للصدفة

السند لأمر هو ما يحفظ حق المكتب إن تعثّر المدين. والسند الإلكتروني الصادر من منصة «نافذ» سند تنفيذي يمكن التقدم به إلى محكمة التنفيذ، لذلك أصبح الخيار المعتاد في كثير من مكاتب التقسيط. ومع ذلك تبقى ثلاثة أمور تحتاج متابعة مستمرة:

• أن تغطي قيمة السند ما بقي على المدين. إن كانت أقل، فجزء من الدين بلا ضمان.
• اكتمال بيانات السند: الأطراف، والمبلغ رقماً وكتابةً، وتاريخ الإنشاء والاستحقاق، ومكان الوفاء. النقص قد يصعّب التنفيذ.
• مدة المطالبة: لا تترك السند حتى تقترب نهاية المدة النظامية للمطالبة به؛ فالأصل في نظام الأوراق التجارية أن دعوى السند تجاه محرّره تسقط بمضي ثلاث سنوات من تاريخ الاستحقاق. راجع مستشارك القانوني في حالتك.

إن كانت سنداتك من نافذ، فاقرأ أيضاً: كيف تحوّل السند لأمر في نافذ إلى عقد وجدول أقساط.

٣. جدول الأقساط: الاستحقاق واضح من اليوم الأول

جدول الأقساط يجيب عن سؤال واحد كل صباح: من عليه قسط اليوم أو هذا الشهر؟ ولكي يجيب بدقة:

• ثبّت يوم الاستحقاق في الشهر (مثلاً الخامس) بدل تواريخ متفرقة يصعب تذكّرها.
• اكتب لكل قسط مبلغه وتاريخه، لا عدد الأقساط فقط؛ فالقسط الأخير قد يختلف بسبب التقريب.
• إذا اتفقت مع المدين على تأجيل قسط أو تغيير مبلغه، فسجّل التعديل وسببه في سجل العميل، لا في ذاكرتك.
• تعامل مع السداد الجزئي صراحةً: نصف قسط مسدد ليس قسطاً مسدداً، والباقي منه يبقى مستحقاً.

٤. التحصيل الشهري: روتين لا يحتاج تذكّراً

التحصيل الناجح روتين ثابت أكثر منه مهارة شخصية. جرّب هذا الترتيب كل شهر:

1. في أول الشهر، اطّلع على قائمة المستحق هذا الشهر والمتأخر من الأشهر السابقة.
2. ذكّر المدين قبل الاستحقاق برسالة قصيرة واضحة: رقم العقد، ورقم القسط، والمبلغ، والتاريخ.
3. سجّل السداد فور وصوله مع طريقته (تحويل أو نقد) ومرجعه، ولا تؤجل التسجيل لنهاية الأسبوع.
4. تابع المتأخرين أسبوعياً، وافرق بين متأخر أياماً لظرف عابر ومتعثر فعلاً يحتاج إجراءً آخر.
5. راقب نسبة التعثر كل شهر؛ ارتفاعها مبكراً إشارة لمراجعة معايير قبول العملاء قبل أن تصبح خسارة.

٥. الحصالة والممولون: كل ريال في مكانه

أصعب سؤال في مكتب المهلة ليس «كم حصّلنا؟» بل «لمن هذا المال؟». والحل أن تعامل مال كل ممول — ومال المكتب نفسه — كحصالة مستقلة، وتسجّل عليها كل حركة:

• الإيداع: حين يضع الممول رأس ماله.
• التسليم: حين يخرج المبلغ للمدين عند بدء العقد، من حصالة ممول واحد أو مقسوماً بين ممولين في العقد المشترك.
• التحصيل: يعود كل قسط إلى الحصالات بنسبة حصة كل ممول في العقد.
• السحب: حين يسحب الممول جزءاً من ماله أو ربحه.

بهذا تعرف لكل ممول ثلاثة أرقام في أي لحظة: النقد الموجود في حصالته، والمال الذي ما زال «بالسوق» مع المدينين، والربح الذي تحقق فعلاً. وطريقة حساب الربح وتوزيعه بالأرقام في دليل حساب أرباح المهلة وتوزيعها على الممولين.

وإن كان المكتب يسلّم المدين بضاعة بدل النقد — جوالاً أو أجهزة أو غيرها — فسجّل البضاعة وكلفتها وفاتورة شرائها وضريبتها، حتى تعرف رأس المال الحقيقي للعقد، وتكون ضريبة المدخلات جاهزة لإقرارك إن كنت مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة.

٦. أخطاء شائعة تكلّف المكتب

• خلط مال المكتب بمال الممولين في حساب واحد دون سجل يفصل بينهما.
• احتساب ربح العقد كاملاً يوم توقيعه، بينما لم يُحصَّل منه شيء بعد.
• عقود قائمة بلا سند، أو سندات قيمتها أقل مما بقي على المدين.
• الاعتماد على شخص واحد هو الوحيد الذي يعرف «أين كل شيء».
• غياب النسخة الاحتياطية: ضياع ملف Excel واحد قد يعني ضياع دفتر المكتب كله.
• إعطاء الموظفين صلاحيات كاملة لا يحتاجونها، كحذف العقود أو تعديل الحصص.

كيف يساعدك أمين لإدارة المهلة

أمين لإدارة المهلة برنامج أقساط ونظام لمكاتب المهلة والتقسيط يجمع ما سبق في دفتر واحد: العقود وجدول أقساطها، والسندات لأمر ورقيةً أو من نافذ مع تنبيه حين تقترب مدة المطالبة من نهايتها، وصفحة «تحصيل الشهر» لتسجيل السداد بضغطة وتذكير المدين على واتساب، والعقود المشتركة بين الممولين، والحصالة ورصيد كل ممول، وخصم تكلفة المكتب، وتسليم البضاعة للمدين بدل النقد، وتقارير السداد والتعثر، وصلاحيات لكل موظف. وتستطيع إنشاء العقد من ملف سند نافذ مباشرة، ونقل عقودك الحالية من Excel. يعمل من المتصفح، ومن الجوال بإضافته إلى الشاشة الرئيسية، وله نسخة سطح مكتب لويندوز.