الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية (الربط مع فاتورة): ما المطلوب من المنشأة الصغيرة؟

منذ ٤ ديسمبر ٢٠٢١ صار إصدار الفواتير إلكترونياً إلزامياً على المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة، وهي «المرحلة الأولى: الإصدار». ثم بدأت «المرحلة الثانية: الربط والتكامل» في ١ يناير ٢٠٢٣، وتُطبَّق على المكلفين على دفعات (موجات) تحددها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. هذا الدليل يشرح بلغة بسيطة ما تعنيه المرحلة الثانية لمنشأة صغيرة — محل، أو مطعم، أو كافيه، أو مؤسسة خدمات — وكيف تستعد لها دون ارتباك.

هل تشملني المرحلة الثانية؟

تحدد الهيئة المنشآت المستهدفة في كل موجة بحسب حجم إيراداتها الخاضعة للضريبة في فترة مرجعية سابقة، وتُبلغ المنشأة المستهدفة قبل موعد ربطها بمدة كافية للاستعداد (ستة أشهر على الأقل في الموجات المعلنة). ومع كل موجة جديدة ينخفض حد الإيرادات، أي أن المنشآت الأصغر تدخل تباعاً.

الطريقة الأسلم أن تتابع رسائل الهيئة على بريدك وجوالك المسجلين لديها، وأن تتحقق من الموقع الرسمي للهيئة لمعرفة الموجة التي تشملك وموعدها، لا مما يُتداول في وسائل التواصل.

وإن لم تكن منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة أصلاً، فمتطلبات الفاتورة الضريبية الإلكترونية لا تنطبق عليك بالطريقة نفسها؛ لكن التسجيل يصبح إلزامياً متى تجاوزت توريداتك الخاضعة للضريبة حد التسجيل الإلزامي، وهو ٣٧٥٬٠٠٠ ريال سنوياً.

ماذا يعني «الربط والتكامل» عملياً؟

في المرحلة الأولى كان يكفي أن يصدر نظامك فاتورة إلكترونية بالحقول المطلوبة ورمز QR، دون اتصال بالهيئة. أما في المرحلة الثانية فيجب أن يرتبط نظام الفوترة بمنصة «فاتورة» التابعة للهيئة، وأن تتحقق في كل فاتورة أمور تقنية أهمها:

• الصيغة: تُصدر الفاتورة بصيغة XML وفق المواصفات المعتمدة، ويمكن أن تُعرض للعميل بنسخة PDF تحمل الملف نفسه.
• الختم التشفيري: تُختم كل فاتورة بشهادة يحصل عليها جهاز الفوترة من الهيئة عند تسجيله.
• التسلسل: لكل فاتورة معرّف فريد، وتحمل بصمة الفاتورة التي قبلها، فتتسلسل الفواتير ولا يمكن حذف واحدة منها دون أن يظهر ذلك.
• رمز QR: يحمل في المرحلة الثانية بيانات أكثر من المرحلة الأولى، منها ما يخص الختم التشفيري.

هذه التفاصيل مسؤولية نظام الفوترة لا مسؤوليتك؛ لكن معرفتها تساعدك على أن تسأل مزوّد النظام الأسئلة الصحيحة.

الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة: الفرق المهم

تتعامل المرحلة الثانية مع نوعي الفاتورة بطريقتين مختلفتين:

• الفاتورة الضريبية (بين المنشآت — B2B): تُرسل إلى منصة فاتورة لـ«الاعتماد» قبل تسليمها للمشتري، أي أنها لا تُعطى للعميل إلا بعد أن تعتمدها المنصة.
• الفاتورة الضريبية المبسطة (للأفراد — B2C): وهي فاتورة الكاشير المعتادة، تُعطى للعميل فوراً، ثم «تُبلَّغ» إلى المنصة خلال ٢٤ ساعة من إصدارها.

والإشعارات الدائنة والمدينة — كالمرتجعات وتعديل المبالغ — تتبع مسار الفاتورة التي تعدّلها. ولهذا الفرق أثر مباشر على المطعم والمحل: يجب أن يستمر الكاشير في البيع وإصدار الفواتير المبسطة حتى لو انقطع الإنترنت، ثم يبلّغها حين يعود الاتصال ضمن المهلة.

خطوات الاستعداد

1. راجع بيانات منشأتك لدى الهيئة: الرقم الضريبي، والسجل التجاري، والعنوان الوطني، وتأكد أنها مطابقة لما سيظهر في فواتيرك.
2. اختر نظام فوترة يدعم الربط مع منصة فاتورة، واطلب من المزوّد أن يوضح كيف يتم الربط عملياً لا أن يكتفي بكلمة «متوافق».
3. سجّل كل جهاز يصدر الفواتير وحدةَ فوترة: تُولّد من بوابة فاتورة رمز تحقق لمرة واحدة (OTP)، وتدخله في النظام، فيحصل الجهاز على شهادته ويبدأ ختم الفواتير.
4. جرّب قبل الموعد: أصدر فواتير مبسطة وضريبية وإشعاراً دائناً، وتأكد من قبولها في المنصة.
5. درّب الموظفين على المرتجعات والفواتير الضريبية للمنشآت، فهي أكثر ما يربك في الأيام الأولى.
6. احتفظ بالفواتير وسجلاتها المدة التي تحددها الأنظمة الضريبية.

أسئلة تطرحها على أي مزوّد نظام كاشير أو محاسبة

• هل يُسجَّل كل جهاز وحدةَ فوترة مستقلة برمز OTP من بوابة فاتورة؟
• هل يوقّع الفاتورة ويصدرها والإنترنت منقطع، ثم يبلّغها لاحقاً؟ وهل ينبهك بما لم يُبلَّغ بعد؟
• كيف يتعامل مع الفاتورة الضريبية (B2B) التي تحتاج اعتماداً قبل تسليمها؟
• هل يصدر المرتجع إشعاراً دائناً مرتبطاً بالفاتورة الأصلية؟
• هل تُرحَّل المبيعات والضريبة إلى المحاسبة تلقائياً، فيسهل إعداد إقرار ضريبة القيمة المضافة؟
• ماذا يحدث لبياناتك وفواتيرك إن قررت ترك النظام؟

وإن كنت تبحث عن نظام كاشير لمطعم أو كافيه تحديداً، فستجد قائمة أوسع في دليل كيف تختار نظام كاشير لمطعم أو كافيه في السعودية.

كيف يتعامل أمين مع المرحلة الثانية

في أمين للمحاسبة والكاشير والمخزون يُسجَّل كل جهاز كاشير وحدةَ فوترة برمز التحقق من بوابة «فاتورة»، فيوقّع كل فاتورة لحظة إصدارها — حتى دون اتصال — ويطبع رمز QR الكامل للمرحلة الثانية. تُبلَّغ الفاتورة المبسطة للهيئة فوراً أو عند عودة الاتصال، مع تنبيه بما لم يُبلَّغ بعد، والفاتورة الضريبية (B2B) تُعتمد من الهيئة قبل طباعتها. وكل بيع يُرحَّل قيداً في المحاسبة تلقائياً، ومنها يُعدّ إقرار ضريبة القيمة المضافة.

هذا الدليل للتوعية العامة، والمرجع في المواعيد والمتطلبات هو ما تنشره هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وتبقى المنشأة مسؤولة عن بياناتها الضريبية والتزاماتها أمام الهيئة.